それは効率化なのか、それとも手抜きか・・・？

少し前のことになりますが、ある会社の部長から相談されたことです。

部下にあたるマネージャーが、すぐに指示を逸脱して勝手なことをするというのですが、それを本人に指摘すると、決まって「それをやることはムダだと思う」「こちらの方が効率が良い」などと反論してくるのだそうです。自分の行動は“仕事の効率化の一環”なのだそうです。

しかし、部長からすると、品質維持のために会社全体の取り決めとしてやっているようなこともあり、それを勝手に変えることは職務権限の逸脱であり、やらないことはサボり、手抜きであるという認識です。実際に他の部門でトラブルになったこともあったようです。

この話からすれば、本来は上司に相談したり、確認したりしながら進めるべきことを自分だけで判断してしまうマネージャーの方に問題がありそうで、実害があったことからしてもマネージャーの言い分にはちょっと分がなさそうです。また、この勝手な判断を避けようとすると、部長はマネージャーの日常業務を常に監視しなければならないことになり、それこそ非効率な話です。

しかし、この対策といっても、マネージャーを徹底して個別指導するか、マネージャーの任を解いて権限を奪うくらいしか方法はありません。ご相談いただいた部長も、なかなか大変な部下を持ってしまったと思います。

それはそれとして、この効率化と手抜きの境目というのは、いったいどこにあるのかということを少し考えてみました。

まず思った違いというのは、効率化はプラスを生み、手抜きはマイナスを生むということです。まぁ当然のわかり切ったことかもしれません。

ただ、ここでいうプラスとマイナスは、その人の立場や視点によって、捉え方が変わる可能性があります。

結果的に効率化であっても手抜きであっても、何らかの仕事が減れば、少なくともそこで直接動く人の作業負荷は減りますから、その視点だけで見ればプラスに映ります。

しかし、これが手抜きである場合、実際の問題は、「自分たち以外の社内のどこか」で起こることが大半です。本当の意味での効率化になっていれば、他に問題が発生したり、しわ寄せが行ったりすることはありません。

要は、仕事の効率化を考えるとき、もしも問題が起こるとすれば、自分たちが直接かかわらないところで起こるものであり、そこまでの影響を考慮しなければならないということです。

そのためには業務全体を見る視野の広さが必要であり、自分では見きれなければ上司や関係先に相談、確認することが必要であり、そうでなければ本当の意味での効率化はできないということです。

この手の話は実は他にもいろいろあり、典型的なものでは、システム化で書類は減った、業務のアウトソースで人は減った、でも現場でやる作業は増えたなどということが、比較的多くの会社で見られることです。

これが会社の全体最適につながっていれば良いですが、それでも一部へのしわ寄せがあるなら解消する努力をすべきですし、そもそも全体最適につながっていないことが少なくありません。

それは効率化なのか、はたまた手抜きなのか。その境目はしっかり見極める必要がありそうです。